Existe un vacío en la práctica de la gestión de las organizaciones, como por ejemplo: escoger al líder de la organización en función al mejor perfil acorde al ciclo de vida de la misma, formar equipos ejecutivos complementarios que permitan cubrir las 4 dimensiones a gestionar en las organizaciones, la ausencia de algunos procesos que permitan alcanzar la excelencia operacional, la formulación de muchas normas que restan flexibilidad para hacer frente al entorno cambiante, la hiper-concentración en las estrategias y la hipo-concentración en el desarrollo de la cultura, así como temas más cotidianos como entender el espacio en el cual un ejecutivo se juega su partido.
Al respecto de este último tema me concentraré en este artículo, porque en mi opinión el aprovechamiento de ese espacio permitirá que todo lo demás se vaya resolviendo con mayor eficacia.
Los futbolistas juegan su partido en las canchas de los estadios y los ejecutivos juegan su partido en las reuniones. Esa es su cancha, el espacio privilegiado en donde tienen que aprender a moverse.
Es poco conocido el tema de lograr reuniones efectivas. Muchos ejecutivos escuchan hablar de reuniones y se les escarapela la piel, porque están hartos de tanta reunión, ya que en opinión de muchos éstas restan tiempo escaso a la ejecución. El problema no está en las reuniones sino en la inefectividad de las mismas.
Aquella inefectividad se debe a una serie de razones, algunas de las cuales esbozaremos a continuación:
- Mezclar temas: se suelen combinar temas estratégicos, con tácticos y hasta operativos en una misma reunión, provocando desenfoque, ineficiente gestión del tiempo y baja intensidad de la discusión, provocando la indigestión de los ejecutivos al mezclar como diríamos criollamente: “papas con camotes”.
- Miedo al “conflicto” de ideas: en nuestra cultura es mal visto el discutir apasionadamente sobre ideas, estrategias y proyectos, como que existiría la idea subconsciente que se está atacando a la otra persona. Esto instala en los equipos ejecutivos el cinismo y la diplomacia; lo que termina dinamitando la confianza, el compromiso, la accountability sobre el proyecto empresarial y el enfoque en conseguir los resultados esperados por la organización. Además premia el statu quo, genera el pensamiento de grupo, la entropía cultural e impide una vigilante observación del entorno competitivo.
- Indecisión: todo lo expresado anteriormente hace que las reuniones de equipo sean interminables, con una discusión infecunda, producto de las quejas, desviando al cerebro humano de la búsqueda de soluciones, mientras tanto el tiempo se va terminando y sin soluciones.
Soluciones:
Solución A:
Para el primer desafío la solución radica en diferenciar 4 tipos de reuniones en función a la naturaleza de los temas:
- Reuniones de desarrollo: Enfocada en la innovación estratégica o redefinición de aspectos críticos de la organización que impactan el largo plazo.
Frecuencia: trimestral
Tiempo: 1- 2 días
- Reuniones estratégicas o ad hoc: Enfocadas en la revisión de desafíos complejos que impactan en el éxito de la estrategia definida.
Frecuencia: Mensual y Esporádica para abordar proyectos específicos
Tiempo: 4 horas
- Reuniones tácticas: Enfocadas en la revisión de actividades que impactan en la ejecución de la estrategia.
Frecuencia: Semanal
Tiempo: 90 – 120 minutos
- Reuniones operativas: Enfocadas en realizar un checklist de temas de naturaleza muy operativa a resolverse durante el día.
Frecuencia: Diaria
Tiempo: 15 minutos
Solución B:
Para el segundo desafío la solución radica en que la persona que facilite las reuniones de los comités ejecutivos promueva la saludable discrepancia en torno a las soluciones a cada problema o reto de la empresa, lo cual requiere un alto nivel de confianza entre los integrantes del equipo y autoconfianza de cada uno de ellos.
Solución C:
Para el tercer desafío la solución radica en que la persona facilite la toma de decisiones para problemas urgentes no importantes, que por lo tanto no son complejos y requieren de decisiones rápidas. Por otro lado: para los temas complejos deberán darse más tiempo de discusión para que la toma de decisiones efectiva.
Conclusión:
La intensidad de las reuniones ejecutivas marcará el derrotero de la calidad de las decisiones que se tomen en la empresa. Mientras menos intensas las reuniones, síntoma inequívoco de baja confianza del equipo ejecutivo y de altas probabilidades de dispersión estratégica, ineficiencias en la ejecución, centralización de poderes, etc.